メールや資料作成時の文章を書くのが苦手な方向けに、
文章力を上げるポイントやコツを紹介します。
私自身、入社当時は上司のメールのフォーマットを真似たり、
言葉の意味もよくわからないまま使用したりと結構適当でした。
しかし年数が経つと自然に求められるスキルも上がってきます。
そして報連相をする際、上司からは以下のような返答が返ってくることもありました。
・何を伝えたいのかわからない
・わかりやすくポイントを絞って
このような状況にならないよう文章力を鍛え、
ストレスを貯めずにスムーズな仕事をしていけるようにしましょう。
5W1Hを意識して書く
- What 何が
- When いつ
- Where どこで
- Why なぜ
- Who 誰が
- How To どのように
基本の型にはなりますが、とても大事なビジネススキルです。
文章を書くときは第一に5W1Hを意識し、習慣化しましょう。
そうすることで『目的』『裏付け』『相手に求めること』が自然と
伝えられるようになってきます。
ポイントやコツというよりマナーに近いです。
漏れなく正確な情報を伝えられるようにしましょう。
効果的に読点を活用する
これは特に定められた形式はないので、感覚で使用してる方も多いと思いますが、
多すぎても少なくても読みにくくなります。
基本的な使い方として
・主語の後
・漢字、ひらがなが連続して読みにくい場合
・「また」、「そして」等の接続詞の後
・同じ役割の動詞や形容詞が続く場合
・「」の代わり
場面によって柔軟に読点を活用し、読み間違いの防止と、相手の理解を早められるようにしましょう。
空白行の活用
読みやすい文章というのは空白行が効果的に使用されています。
改行の少ない文章、または頻繁な改行は読む気を損ねる場合があります。
基本的には文節ごとですが、キリいいところや意味合いが変わる部分で空白行を入れると見やすくなります。
ポイントとして4行程度で空白行を挿入するのが、プロのライターも実施している手法となります。
また、人の目線は横移動が苦手とされています。
1行を40字程度に収めることで、見た目のレベルが上がります。
自信を持って書く
提案や報告の際に 「～と思います」という言葉を使いがちな方
これは、自信が無いように見え、無駄な粗探しや再確認に繋がり
スムーズに物事が運ばず時間を浪費する、なんてこともあります。
「～です」、「～で実施します」と言い切ることで、相手はあなたを信頼し
ポジティブな回答が返ってくることが多くなります。
これはプライミング効果といい、自身を持って振る舞うことで相手に暗示をかける心理的な技術です。
文章だけでなく色々な場面で活用できるので試してみてください。
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